L'automatisation du recrutement s'est imposée comme une tendance technologique clé dans le secteur pour fluidifier les processus de recrutement et gagner en efficacité sur un marché de l'emploi de plus en plus concurrentiel.
C'est pourquoi nous vous proposons ce guide ultime pour automatiser vos processus de recrutements, de ses avantages jusqu'à la façon dont vous pouvez la mettre en œuvre.
Qu'est-ce que l'automatisation du recrutement ?
L'automatisation du recrutement consiste à utiliser la technologie pour fluidifier le processus de recrutement à tous les stades. Elle vise à éliminer les tâches manuelles et répétitives qui peuvent prendre du temps aux recruteurs, telles que :
- Sourcing de candidats
- Screening des CV
- Communication
- Planification des entretiens
- Évaluations
- Faire des retours
- Et bien plus encore
En déléguant ces tâches aux technologies d'automatisation, les recruteurs peuvent alors se concentrer sur l'engagement et le recrutement des candidatures.
Pourquoi automatiser votre processus de recrutement ?
Les facteurs déterminants de l'automatisation du recrutement
- La concurrence accrue pour les profils de haut niveau
Trouver des talents de premier ordre est devenu une tâche de plus en plus ardue. Avec l'élargissement du fossé des compétences et la recherche de postes similaires dans différents secteurs, les recruteurs ont du mal à trouver les bons candidats.
- Une pénurie de talents au sein des départements des ressources humaines
En raison de la forte concurrence et d'autres facteurs, les recruteurs se sentent débordés et insatisfaits, ce qui contribue à un taux de rotation élevé dans le secteur des ressources humaines. Ce manque de talents dans le recrutement ne fait qu'aggraver le problème, rendant encore plus difficile pour les organisations d'attirer et de retenir les meilleurs talents.
- Le manque de prise de décision informée
Les recruteurs sont confrontés à un défi de taille : gérer l'énorme quantité de données disponibles sur les candidats. L'afflux d'informations provenant de diverses sources dépasse leur capacité à les traiter, ce qui leur laisse peu de temps pour rechercher, évaluer et présélectionner les candidats.
- Les tâches administratives fastidieuses
Les recruteurs peuvent consacrer beaucoup de leur temps à des tâches administratives telles que la programmation des entretiens ou l'envoi d'e-mails de suivi. La technologie peut aider à automatiser ces tâches, libérant ainsi du temps pour que les recruteurs puissent se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
- Une communication inefficace avec les candidats
Maintenir l'engagement des candidats tout au long du processus de recrutement peut s'avérer difficile, en particulier lorsque les recruteurs doivent gérer un grand nombre de candidats. L'automatisation du recrutement peut contribuer à maintenir l'engagement des candidats en leur fournissant un retour d'information et des mises à jour en temps réel.
- Une communication à portée limitée
Les méthodes de recrutement traditionnelles ne permettent pas toujours d'atteindre un large éventail de candidats. L'automatisation du recrutement peut contribuer à étendre la portée des efforts de recrutement grâce aux réseaux sociaux et autres canaux digitaux.
Les avantages de l'automatisation pour le recrutement
- Augmentation de la productivité
Les recruteurs peuvent gagner du temps en automatisant certaines tâches telles que la sélection des CV et la planification des entretiens. Les talent acquisition manager peuvent ainsi se consacrer à des tâches plus stratégiques, telles que la recherche de candidats et créer des relations avec eux.
- Réduction du délai d'embauche
Etant donné que vous économisez des heures de travail et gagnez en efficacité dans la recherche, le contact et la sélection des candidats, vous accélérerez inévitablement l'embauche des bons talents pour vos postes à pourvoir.
- Amélioration de la qualité des candidats et des embauches
L'automatisation du recrutement dans votre phase de sourcing vous permet d'identifier et d'engager les profils les plus qualifiés dès le début du pipeline de recrutement. Vous obtenez ainsi une meilleure qualité d'embauche ce qui contribue à améliorer les performances globales de l'organisation.
- Favorisation de la diversité
Nous avons tous des préjugés cognitifs qui nous conduisent inconsciemment à la discrimination au cours d'un processus de recrutement manuel.
" 50 % des recruteurs pensent que leur entreprise pourrait faire plus d'efforts pour s'assurer que leur processus d'embauche soit juste et impartial", selon une étude Entelo de 2019 sur l'automatisation du recrutement.
Les machines sont moins susceptibles d'être touchées par ces phénomènes car elles se concentrent sur des données pertinentes telles que l'expérience, l'éducation et les compétences, sans tenir compte de l'ethnicité, du sexe, de l'âge ou de toute autre donnée non pertinente.
Cela permet à de nombreux recruteurs de rechercher, d'engager et d'embaucher des candidats avec plus d'équité et de constituer des équipes aux origines de plus en plus diversifiées.
- Amélioration de l'expérience candidat
L'automatisation du recrutement peut créer une meilleure expérience candidat en leur fournissant des retours en temps réel ainsi qu'en uniformisant le processus de recrutement. En outre, le fait de gagner du temps sur les tâches répétitives permet aux recruteurs de consacrer plus de temps à établir des liens avec les candidats potentiels.
- Meilleure rentabilité
Au lieu de faire appel à des agences de recrutement coûteuses ou de passer de longues journées à effectuer des tâches manuelles et répétitives, l'automatisation du recrutement vous permettra de gagner un temps considérable par semaine et d'améliorer vos performances en matière d'embauche. Par conséquent, elle permet d'économiser de l'argent et de réduire le coût global par embauche.
- Amélioration de la collecte et de l'analyse des données
L'automatisation des étapes du recrutement aide les recruteurs à collecter et à analyser des informations tout au long du processus d'embauche et à prendre des décisions fondées sur des données. Cela permet de mieux comprendre l'efficacité des différents canaux d'approvisionnement, des stratégies de recrutement et de l'engagement des candidats.
- Scalabilité
L'automatisation du recrutement peut aider les recruteurs à gérer plus efficacement un grand nombre de candidats. Elle peut aider les recruteurs à intensifier leurs efforts de recrutement et à gérer des viviers de candidats plus importants, sans sacrifier la qualité du processus d'embauche.
Les idées reçues sur l'automatisation du recrutement
Si l'automatisation du recrutement présente de nombreux avantages, certaines idées reçues peuvent également conduire à une mauvaise compréhension de cette technologie. En voici quelques unes :
- L'automatisation remplace les recruteurs
Comme pour l'automatisation des activités en marketing et en ventes, l'automatisation du recrutement est conçue pour aider les recruteurs, et non pour les remplacer. Bien qu'elle puisse contribuer à rationaliser certaines tâches, les recruteurs jouent toujours un rôle crucial dans l'établissement de relations avec les candidats et la prise de décisions en matière d'embauche.
- L'automatisation élimine la discrimination
Si l'automatisation contribue à réduire les biais cognitifs en normalisant le processus de sélection des candidats, elle n'est pas une solution complete à elle seule contre la discrimination. Des biais peuvent encore être introduits à d'autres stades du processus de recrutement, notamment lors des entretiens.
- L'automatisation est une solution universelle
En réalité, chaque organisation a des besoins différents en matière de recrutement et peut avoir besoin de solutions personnalisées adaptées à ses besoins spécifiques.
- L'automatisation coûte cher
Bien que la mise en œuvre de l'automatisation puisse entraîner des coûts initiaux, tels que l'achat de logiciels et la formation des employés, les avantages à long terme peuvent l'emporter sur les frais d'entrée.
- L'automatisation réduit la qualité d'embauche
Bien qu'il soit important de maintenir un équilibre entre l'automatisation et l'implication humaine, l'automatisation du recrutement peut réellement contribuer à améliorer la qualité des embauches en normalisant le processus de sélection des meilleurs candidats et en fournissant des renseignements fondées sur des données.
9 façons d'automatiser votre processus de recrutement
1/ Pour les offres d'emploi
De nombreux systèmes de suivi des candidatures (ATS) proposent des fonctionnalités de publication automatisée des offres d'emploi. Cela vous permet de rédiger votre offre d'emploi une seule fois et de la publier sur plusieurs sites d'emploi en un seul clic, au lieu de la copier-coller manuellement.
Parmi les ATS les plus populaires, on retrouve GreenHouse, Workable ou Lever.
2/ Pour la recherche de candidats
Les outils d'automatisation du sourcing de talents vous aident à identifier de manière proactive et efficace les candidats potentiels qui correspondent au profil recherché. Ces outils vous permettent de filtrer les candidats en fonction de critères tels que l'intitulé du poste actuel, la localisation, le secteur d'activité, les compétences, etc.
LinkedIn Recruiter et Leonar forment un excellent duo pour trouver et sélectionner les talents les plus prometteurs grâce à la complémentarité de leurs filtres et de leurs fonctionnalités d'IA.
3/ Pour la présélection
Lorsque les demandeurs d'emploi postulent à vos offres d'emploi, vous pouvez leur donner un questionnaire à remplir avec des questions de qualification. L'objectif des questions de qualification en présélection est d'évaluer si un candidat possède les qualifications de base requise pour le poste, telles que l'expérience, la formation et les compétences pertinentes. En posant ces questions dès le départ, vous pouvez gagner du temps et des ressources en ne vous concentrant que sur les candidats les plus prometteurs et en évitant ceux qui ne répondent pas aux exigences minimales.
Par exemple, vous pouvez demander : "Avez-vous déjà travaillé dans un secteur similaire ou avec des clients similaires ?", "Avez-vous le permis de conduire ?" ou "Parlez-vous couramment espagnol ?".
Vous pouvez définir automatiquement ces questions directement sur les sites d'emploi ou à partir de votre Applicant Tracking system (ATS) qui les intégrera automatiquement dans vos offres d'emploi.
4/ Pour la sélection des CV
Avec un ATS, vous pouvez également scanner et analyser les CV et les demandes d'emploi que vous recevez. Il recherche pour vous les mots-clés, les compétences et l'expérience qui correspondent aux exigences du poste. Le logiciel peut également être programmé pour filtrer les candidats non qualifiés sur la base de critères spécifiques, tels que le niveau d'études ou les années d'expérience.
Vous pouvez également utiliser la technologie de machine learning pour analyser les données de recrutements antérieurs afin d'identifier des modèles et de prédire quels candidats sont les plus susceptibles de réussir dans un rôle spécifique. Cela peut aider à automatiser le processus de sélection en fournissant une liste de candidats qualifiés classés en fonction de leurs qualifications et de leurs performances passées.
5/ Pour la communication multicanale
Que vous contactiez des candidats pour la première fois, que vous envoyiez des suivis ou que vous rejetiez des candidats durant le processus, copier-coller le même message à des centaines de talents prend beaucoup de temps. Il est donc préférable d'utiliser un outil d'automatisation de la communication multicanal comme Leonar.
Avec un outil d'automatisation de la communication multicanal comme le CRM Leonar, rédigez vos messages et vos relances une seule fois, lancez la campagne automatisée et travaillez sur autre chose pendant que le logiciel tourne.
6/ Pour la planification des entretiens
Vous pouvez utiliser un logiciel de planification, un ATS ou même des chatbots pour automatiser la planification des entretiens et gagner du temps sur les messages interminables de va-et-vient pour trouver une disponibilité commune. Ils envoient également des rappels automatiques au recruteur et au candidat pour s'assurer qu'ils n'oublient pas le rendez-vous.
Avec un outil de communication automatisée, vous pouvez incorporer le lien vers votre agenda dans vos messages pour permettre à vos interlocuteurs de réserver l'entretien et vous n'aurez plus qu'à assurer les entretiens.
Si votre ATS ne dispose pas de cette fonctionnalité, Doodle ou Calendly sont d'excellents logiciels de planification avec une offre freemium.
7/ Pour les entretiens de qualification
Les entretiens vidéo différés sont un type d'entretien d'embauche qui peut être mené à distance à l'aide d'un logiciel de vidéoconférence. Lors d'un entretien différés, le candidat enregistre ses réponses à une série de questions prédéfinies et soumet l'enregistrement vidéo au recruteur ou au responsable du recrutement pour examen.
Ces entretiens asynchrone peuvent constituer un moyen efficace et rentable de présélectionner les candidats. C'est notamment intéressant pour les entreprises ayant un grand nombre de candidats ou des équipes géographiquement dispersées.
8/ Pour l'évaluation des candidats
L'automatisation de l'évaluation des candidats peut aider les recruteurs et les managers à gagner du temps en automatisant le processus d'évaluation et à gagner précision en fournissant des informations objectives sur les performances des candidats.
Vous pouvez utiliser un logiciel d'évaluation pour faire passer aux candidats des tests de personnalité, des tests d'aptitudes cognitives ou des évaluations de compétences. Le logiciel vous fournira un rapport d'évaluation détaillé que vous pourrez utiliser pour juger de l'adéquation des candidats avec le poste.
Les tests peuvent prendre différentes formes telles qu'une évaluation des compétences en ligne ou des jeux en ligne pour plus de gamification du processus.
9/ Pour le reporting
Dans le cas du reporting, vous pouvez automatiser le processus de collecte, d'analyse et de présentation des métriques de recrutement. L'automatisation des rapports de recrutement peut aider les managers et vous-même à prendre des décisions fondées sur des données, à identifier des pistes d'amélioration et à mesurer le succès de vos initiatives de recrutement.
Chaque logiciel de recrutement possède ses propres fonctionalités de reporting. Certains, comme les ATS et les logiciels de Business Intelligence, vous permettent de centraliser tous vos indicateurs et analyses de recrutement dans un tableau de bord unique et centralisé.
Comment Leonar peut automatiser votre processus de recrutement ?
Alors que la guerre des talents s'intensifie, la capacité à exploiter efficacement la technologie peut être clé pour les organisations qui cherchent à recruter les meilleurs talents disponibles.
C'est pourquoi, en tant que logiciel de gestion des relations avec les candidats (CRM), Leonar peut automatiser plusieurs tâches dans le processus de recrutement pour vous aider à construire et à maintenir des relations avec les meilleurs talents.
Voici quelques exemples de ce que vous pouvez automatiser avec ce logiciel :
- Recherche de candidats : Leonar vous fournit des filtres uniques et un système de scoring afin de sélectionner rapidement les meilleurs candidats potentiels à contacter.
- Engagement candidat : vous pouvez automatiser des séquences multicanales avec des messages personnalisés et relances par le biais de messages LinkedIn, d'InMails et d'e-mails. Vous pouvez également choisir de valider manuellement un message avant de l'envoyer.
- Gestion de la communication : au lieu de vérifier les messages des candidats dans vos diverses boîtes de réception, nous centralisons automatiquement tous les canaux de communication en un seul endroit en temps réel.
- Gestion du pipeline : Leonar peut automatiquement déplacer les candidats à différentes étapes du pipeline suivant leur progression.
- Gestion du vivier de candidats : vous pouvez automatiser la gestion de votre talent pools en ajoutant, supprimant et classant facilement les candidats dans le CRM en vue de futurs recrutements.
- Reporting : vous pouvez obtenir un tableau de bord complet de vos performances en matière de recrutement multicanal par recruteur et par campagne. Vous pouvez également fixer des objectifs de performance hebdomadaires et suivre vos progrès.
L'automatisation du recrutement ne remplacera pas les recruteurs, loin de là.
Mais l'automatisation de ces tâches peut vous aider à améliorer votre processus de recrutement, à vous concentrer sur l'établissement de relations plus solides avec les candidats et, au bout du compte, à prendre de meilleures décisions en matière d'embauche.
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